Digitalización de los procesos
contables desarrollados en las
pequeñas y medianas
empresas en Ecuador
Digitization of accounting processes developed in
small and medium-sized companies in Ecuador
Erazo Portilla Carla Mariuxi
1
Reina Zambrano Jasmina Andrea
2
Cifuentes Quiñónez Luz Marina
3
Endara Arguello Iván Octavio
4
Resumen
El presente artículo tiene por objetivo
analizar la digitalización de los
procesos contables desarrollados en
las pequeñas y medianas empresas
en Ecuador; a través de la revisión
bibliográfica sobre la implementación y
manejo de los procesos contables
como son: sistematización, valuación,
procesamiento, evaluación e informe.
Estos procesos son herramientas que
aportan insumos para fortalecer la
información económica y financiera. El
enfoque de esta investigación es de
tipo exploratoria y cualitativa
analizando las fortalezas generadas
por la digitalización; así como los
desafíos que deben enfrentar las
pequeñas y medianas empresas frente
a la globalización como herramienta
importante para el crecimiento de las
empresas, además de la simplicidad
de sus operaciones a través de la
digitalización obteniendo información
en el tiempo y momento adecuado,
generando toma de decisiones
oportunas. Los resultados
demostraron la tendencia creciente en
publicaciones de artículos científicos
sobre el tema pequeñas y medianas
empresas. Esta propuesta, pretende
hacer énfasis en la importancia de la
digitalización para el desarrollo
sustentable organizacional, procesos
de innovación, y para hacer frente a
los nuevos desafíos.
Palabras Clave: Digitalización;
procesos contables; pequeñas y
medianas empresas.
1 Universidad Técnica Luis Vargas Torres de
Esmeraldas, 080102, Esmeraldas, Ecuador,
carla.erazo@utelvt.edu.ec, ORCID: 0000-0001-5974-
5523,
2 Universidad Técnica Luis Vargas Torres de
Esmeraldas, 080102, Esmeraldas, Ecuador,
jasmina.reina.zambrano@utelvt.edu.ec, ORCID: 0000-
0003-2928-3705
3 Universidad Técnica Luis Vargas Torres de
Esmeraldas, 080102, Esmeraldas, Ecuador,
luz.cifuentes@utelvt.edu.ec, ORCID: 0000-0002-0514-
8616,
4. Universidad Técnica Luis Vargas Torres de
Esmeraldas, 080102, Esmeraldas, Ecuador,
ivan.endara@utelvt.edu.ec ORCID: 0000-0003-2516-
2826
Centro Sur.
Social Science Journal
Número continuo 2021
http://centrosureditorial.com/inde
x.php/revista
eISSN: 2600-5743
revistacentrosur@gmail.com
Atribución/Reconocimiento-
NoComercial-CompartirIgual 4.0
Licencia Pública Internacional —
CC BY-NC-SA 4.0
https://creativecommons.org/licen
ses/by-nc-sa/4.0/legalcode.es
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Abstract
The objective of this article is to
analyze the digitization of accounting
processes developed in small and
medium-sized companies in Ecuador;
through the proper use of accounting
processes such as systematization,
valuation, processing, evaluation and
reporting these processes are tools
that provide inputs to strengthen
economic and financial information.
The focus of this research is
exploratory and qualitative, analyzing
the strengths generated by digitization;
as well as the challenges that small
and medium-sized companies must
face; facing globalization as an
important tool for the growth of
companies, in addition to the simplicity
of its operations through digitization,
obtaining information at the right time
and moment, generating timely
decision making. The results showed
the growing trend in the publication of
scientific articles about small and
medium-sized companies. This
proposal aims to emphasize the
importance of digitalization for
sustainable organizational
development, innovation processes,
and to face new challenges.
Key words: Digitization, Accounting
processes, small and medium
businesses.
Introducción
En el mundo actual la globalización y la tecnología se conjugan, para el cambio de
los trabajos rutinarios; por la revolución propiciada con las tecnologías de punta las
que han generado, además, desplazamientos tecnológicos, básicamente hacia el
mundo asiático: China, Japón, Corea e India. La difusión de las nuevas tecnologías
hacia todos los sectores y la globalización está afectando también al marco político
de cada país; las empresas multinacionales han comenzado a asumir el poder de las
naciones. En la actualidad, las finanzas originadas en la información, la
comunicación y en los múltiples avances tecnológicos permiten cumplir con estos
procesos globalizadores.
Los mercados globales están abocados además de una tendencia expansiva, hasta
el punto de haber provocado recientemente una guerra comercial y tecnológica;
además la digitalización es una disciplina de gestión dentro de las organizaciones
que se considera como una herramienta informática, que tiene el objetivo de
permitir a las organizaciones modernizar, implementar y gestionar los procesos a
cualquier nivel, teniendo en cuenta las actividades que se realizan como los recursos
que son usados para ejecutarlas: personas y sistemas (Montes de Oca, 2020).
Para agilizar y mejorar el control de la economía de las organizaciones y la
digitalización; en procesos financieros recomendables recurrir a sistemas digitales
de gestión financiera considerando muchos beneficios, entre ellos que su aplicación
ayuda a reducir el tiempo que se dedica a procesos tradicionales, disminuyendo el
uso del papel. La iniciativa para el desarrollo de esta investigación se sustenta en la
problemática existente respecto al poco uso de la digitalización de los procesos
contables; por parte de las pequeñas y medianas empresas que desarrollan las
actividades empresariales en Ecuador.
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Este artículo científico se deriva del proyecto de investigación titulado “Calidad de la
Gestión Universitaria: Estudio comparativo entre organizaciones ubicadas en las
Zonas de Planificación 1 y 4 del Ecuador”, auspiciado por el Vicerrectorado de
Investigación, Innovación y Postgrado de la Universidad Técnica Luis Vargas Torres
de Esmeraldas.
Materiales y métodos
El presente trabajo se basa en la revisión de diferentes fuentes de investigación; con
el objetivo de encontrar posibles elementos que ayuden a la recolección de datos. La
Metodología que se aplicará para la obtención de información es de carácter
cualitativo y cuantitativo; con el objetivo de conocer la información y contextualizar
acerca de la temática. El enfoque cualitativo, realizando un análisis lógico para la
comprensión de los aportes de diversos autores, en sus perspectivas respecto a los
temas tratados, en función de extraer aquellos elementos de casos exitosos. El
enfoque cuantitativo, con la aplicación de muestreo no probabilístico por
conveniencia, con la intencionalidad de analizar sistemáticamente las aplicaciones
prácticas de la digitalización de los procesos contables en la PYMES. La muestra
seleccionada corresponde a 38 establecimientos comerciales de la ciudad de
Esmeraldas en un periodo de estudio del primer trimestre del año 2022.
Procesos contables: desde una perspectiva tecnológica
Los diversos autores hasta la actualidad no han logrado ponerse de acuerdo en una
definición universal acerca de la Contabilidad, existiendo incluso discrepancias en
torno a su naturaleza. Algunos autores consideran la Contabilidad como una ciencia,
otros la consideran una técnica, mientras otros la definen como un arte.
Independientemente de la diversidad de criterios que puedan existir en cuanto a su
definición y naturaleza, todos coinciden en la importancia de la Contabilidad para las
organizaciones y el adecuado manejo de cualquier negocio, siendo una disciplina
que permite conocer la realidad financiera en cualquier actividad económica, la
forma cómo evoluciona, y hacer previsiones de lo que se puede esperar de ella.
Para Mileti et al. (2012) , el propósito de la información contable según la American
Accounting Association, una entidad norteamericana cuyo accionar ha tenido mucha
influencia en pensamiento teórico contable, distingue tres tendencias: a) Búsqueda
del verdadero resultado; b) Facilitar información útil para la toma de decisiones; c)
Economía de la información. Conforme han evolucionado las organizaciones y con
ello, la forma de administrarlas también ha evolucionado el proceso contable, con la
finalidad de contribuir a una mejor administración de los negocios.
Esta evolución ha sido posible gracias a las Tecnologías de la Información y
Comunicación y su relación directa con la globalización. En ese sentido, (Belloch,
2012) , considera estas son aquellas que giran en torno a tres “medios básicos”.
Como parte de lo que denominamos encontramos distintas herramientas,
instrumentos y equipos, pero sin duda, el más representativo es el computador, que
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nos permite el uso de diversidad de software y aplicaciones (presentaciones,
multimedia, programas ofimáticos, entre otros) y más concretamente el uso de redes
electrónicas y el internet, el comercio y el gobierno electrónicos. Sin embargo, para
una correcta aplicación de la tecnología en el proceso contable, no sólo se necesitan
equipos o software, sino también de competencias y capacitación del personal, que
permitan mejoras en todas las actividades operativas de la empresa, y
consecuentemente mejorar la competitividad y aumentar la penetración en el
mercado.
En ese sentido, Durán (2015) señala que su generalización aplicación al proceso
contable, y la implementación mediante software permite gestionar de la mejor
manera toda la información financiera de la empresa, que le brindará mayores
beneficios a los usuarios (internos y externos), basado en velocidad de generación
de información, transparencia, confiabilidad, calidad, relevancia de la información,
procesamiento de grandes cantidades de datos, eficiencia en la toma de decisiones,
entre otros. El uso de software contable se ajusta a la organización y sus usuarios,
articulándose con la estrategia y objetivos organizacionales.
Si a esto se suma el Internet como herramienta para potenciar el uso del software
contable, se tiene mayores ventajas para la organización, que se traducen en
información disponible en cualquier momento y lugar para toma de decisiones,
agilidad en la transferencia de información externa proveniente de proveedores,
clientes, entidades públicas y privadas, manteniéndose permanentemente la
información contable actualizada.
Así, las tecnología de información y comunicación, y sus constantes innovaciones,
deben asumirse como parte del contexto para el análisis y diseño de sistemas
contables capaces de explotar al máximo sus posibilidades. No obstante, es preciso
destacar lo manifestado por Ramírez (2012) quien sostiene que, si bien es cierto que
la tecnología de la información en los últimos años ha sufrido avances sustanciales
en lo que se refiere al procesamiento de la información y su distribución, no
es ella la que nos permite un nuevo pensamiento sobre cómo proporcionar
información útil, sino exactamente, al contrario: una concepción amplia de la
Contabilidad será la que pueda hacer que el instrumento tecnológico le sea
funcional (Grueso, 2021).
1. Evolución histórica de la sistematización del proceso
contable
El mundo actual establece exigencias sobre productos y servicios que permiten
garantizar la sostenibilidad de las pequeñas y medianas empresas; a través de
herramientas entre ellas los procesos contables sistematizados, agilizando las
actividades de cara a la globalización y generando una sostenibilidad de las
pequeñas y medianas empresas.
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Vite (2017) manifiesta que el proceso contable es el conjunto de fases a través de
las cuales la contaduría pública obtiene y comprueba la información plasmada en los
estados financieros. Las fases en las que se dividen este proceso son:
sistematización, selección, valuación, procesamiento, evaluación e información (pág.
69) . Podemos concluir que este autor fundamentó estos pasos para llegar a
determinar una información financiera razonable.
Según Godoy (2018) La definición de las políticas contables permite orientar a sus
usuarios de la información sobre la manera como ha sido preparada la información
para garantizar la realidad en la situación financiera de la empresa (pág. 31) . Para
este autor las políticas contables permiten el desarrollo de sus actividades a las
organizaciones.
Dentro de las políticas contables las PyMES, desarrollan sus actividades por medio
de registros contables los mismos que se deben basar en normativas de su
aplicación, ya que cada hecho económico debe registrase por medio de una política
determinada, con el fin de responder de la forma más rápida y eficiente a las
diferentes necesidades de información de los hechos económicos que se originan.
La industria del software aporta una proporción cada vez mayor al PIB de la mayoría
de los países, además de facilitar el desarrollo de otras organizaciones, al
proporcionar métodos efectivos de gestión de la información y gestión de
operaciones. La Sistematización del proceso contable se establece bajo un software
contable como herramienta efectiva para llevar total control sobre la información
financiera de las pequeñas y medianas empresas permitiendo un adecuado
desarrollo de la optimización de los procesos administrativos, contables y financieros,
el adecuado manejo del software contable permite que se ayuden a cumplir el
objetivo del desarrollo social empresarial puesto que la finalidad de esta iniciativa es
la de mejorar las condiciones tanto sociales, laborales y ambientales.
En el siglo XIX, con la Revolución Industrial fue uno de los aspectos que influyó en el
desarrollo de la metodología contable, el paso de un sistema de
producción manual a la producción automatizada y ahora a la producción electrónica.
La tecnología industrial, las ideas de economía de mercado, los hábitos
legales, la legislación, la gestión profesional, la democratización del
capital, promueven el desarrollo de la economía de mercado mundial.
La revolución industrial condujo a la necesidad de adoptar técnicas contables para
reflejar la creciente mecanización de las operaciones, las operaciones típicas de las
fábricas y la producción en masa de bienes y servicios, con el surgimiento de las
empresas industriales a mediados del siglo XIX, los activos de
accionistas anónimos el papel de contadores se hizo más importante.
En la Segunda mitad del siglo XX ocurrió un hecho muy importante: la invención
de las primeras computadoras y su posterior aplicación en la contabilidad. Estos
fueron los comienzos de la era de la información, que estuvo marcada por el uso
de grandes computadoras. Esta es la primera revolución en tecnología de la
información en la que la computadora central es
compartida por múltiples usuarios conectados a ella con dispositivos periféricos.
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El surgimiento de las computadoras electrónicas ha fortalecido el papel de la
contabilidad matricial porque el uso de estas abrió horizontes para la ciencia y la
tecnología contable, con los años se movió radicalmente en cuanto a objetivos y
acciones. Hubo una transgresión entre el campo económico y el campo de la
contabilidad; Al mismo tiempo, optimizó el proceso contable para mejorar la
recopilación y gestión de datos utilizando técnicas microeconómicas típicas.
Hoy, nos encontramos en una nueva era en la que la necesidad de información ha
ido más allá de los estrictos estándares contables, ya que los gerentes e inversores
expresan nuevas necesidades de información, como la valoración de activos
intangibles o la satisfacción del cliente. Hay necesidades de información que no
están cubiertas por los estados contables tradicionales tales como la información
sobre los riesgos a que estás están sometidas en la empresa, con el impacto
medioambiental, la gestión del capital intelectual, la capacidad de innovación, el
grado de satisfacción de clientes, la capacidad de aprendizaje y motivación de los
empleados.
Existen necesidades de información que no se encuentran en los
estados financieros tradicionales, como la información sobre los riesgos en
los que se encuentra involucrada la empresa, el impacto ambiental, la gestión del
capital de conocimiento, la capacidad de innovar, el nivel de satisfacción de
los clientes y la capacidad de aprender. y motivar al empleado.
2. Procesos contables desarrollados en las pequeñas y
medianas empresas en Ecuador
En la actualidad las pequeñas y medianas empresas se encuentran en pleno
crecimiento y esto implica una revolución en la aplicación de la digitalización de los
procesos contables. Sin embargo, Gil (2014) aclara que: Las microempresas deben
adaptarse a los cambios y tendencias que exige la globalización económica, para
responder a las exigencias que demanda el mercado nacional e internacional. Para
este autor los cambios microempresariales, son parte de las tendencias del mundo
globalizado.
Según (Valdés, 2014) dice que: “La generación de valor en las microempresas
desempeña un rol importante en la economía, permitiendo el incremento en la
generación de empleo y aportando significativamente a la contribución fiscal-
tributaria que ha permitido solventar el presupuesto general del Estado, favoreciendo
a la sociedad en general”. Esta es la razón por la que las empresas
buscan competir cada vez más, fortaleciéndose a través de su propia experiencia en
innovación y entorno competitivo. Ajustar las funciones del
software de contabilidad para realizar sus operaciones de una manera más
sistemática.
Bajo el contexto anterior, existen varios Software contables que son comercializadas
legalmente en el Ecuador, mismos que cuentan con funciones que son adaptables a
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las necesidades de cada pequeña o mediana empresa según lo demuestra la
siguiente tabla 1:
Sistema
contable
Precio al
2020
Direccionamiento
Geo Enterprice
$99
Restaurant,
supermercados,
papelerías, puntos de
ventas en general
Mónica 10
$190
Supermercados
FactuMaker
$290
Puntos de venta en
general
Syscofin
$300
Restaurante
ERP
$500
Empresarial, manejo de
sucursales
Sifacon
$799
Puntos de venta en
general
Tabla 1 Software contables utilizados en Ecuador
Según los datos de la tabla, en el mercado existen diversidad de software, que se
ajustan a las características de cada empresa. Ante esto, es necesario mencionar
que la migración de la contabilidad manual hacia la digital es inminente, puesto que,
cada vez son más las exigencias del entorno (comercio electrónico) e incluso del
marco legal, por ejemplo, con la implementación de la facturación electrónica.
(Reyes, 2020)
La digitalización de los procesos contables mediante software ayuda a la reducción
de espacio, eliminación de errores y optimización de tiempos, los cuales son factores
importantes que mejoran el rendimiento financiero de cualquier empresa. Para
conocer el grado de adaptabilidad de la digitalización de los procesos contables en
el Ecuador se realizó la aplicación de encuestas en la ciudad de Esmeraldas, a 38
establecimientos con una muestra no probabilística por conveniencia donde se
obtuvieron los siguientes resultados:
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Gráfico 1 ¿Posee los recursos financieros necesarios para la contratación de un software
contable?
Como se aprecia en el grafico #1 el 65,8% de los encuestados coinciden en que sí
poseen recursos financieros para la contratación de un software contable. Y a su vez
el 34,2% de los encuestados no poseen recursos.
Gráfico 2 ¿Cree usted que la digitalización de los procesos contables sirve como estrategia para la
organización y control de las pequeñas y medianas empresas?
Como se aprecia en el grafico #2 el 63,2% de los encuestados coinciden la
digitalización de los procesos contables sirven como estrategia para la organización
y control de las pequeñas y medianas empresas. Y a su vez el 23,7% de los
encuestados no están de acuerdo.
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Conclusiones
La digitalización documental en las pequeñas y medianas empresas permite reducir
los costes, contribuyendo a que las empresas se vuelvan más ajustadas, ágiles y
enfocadas en las actividades que realizan o en las que estas programen para hacer.
Así, se reducen los gastos, se evitan errores y fallos, así como los gastos no
estratégicos. Por ende, es posible la empresa genere más rentabilidad acorde a las
exigencias de la globalización dando insumos oportunos.
Cuando se escribió la historia de la contabilidad, se sabía que había tenido un
progreso realmente notable hasta el día de hoy, y si bien siempre ha sido, una de las
herramientas esenciales para el desarrollo empresarial, hoy en día
se ha vuelto aún más importante ya que ningún comercio, empresa o la
corporación puede ser excusada del sistema contable.
La sistematización del proceso contable en las pequeñas y medianas empresas en
nuestro país permitirá el control, el análisis de las actividades económicas que
desarrolla cada una de ellas, lo cual es rentable para el estado por la oportunidad de
obtener mayores ingresos mediante los entes reguladores en la parte tributaria y el
aumento de fuentes de trabajo. Por ello es fundamental considerar que la
digitalización de los procesos contables permitirá que la actividad se lleve de mejor
manera a través de programas que faciliten la actividad económica de un modo
particular y visible.
Estas cadenas globales de valor están esencialmente organizadas, con poder en
grandes cadenas multinacionales que rodean los diferentes eslabones de la cadena
productiva. De hecho, las PYME pueden unirse a estos enlaces; pero también deben
exhibir ciertos comportamientos ambientales, algunas actividades ambientales y
cierta competencia. Podemos concluir que, en definitiva, los profesionales tienen que
estar al día con las nuevas tecnologías, con nuevos programas y sistemas que
faciliten el trabajo y ahorren tiempo, cuantos más conocimientos tenga, más
preparado estará frente a sus competidores en la prestación de servicios.
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